Plus besoin de vous rendre au bureau pour relever et distribuer le courrier. Vous pouvez vous en charger où que vous soyez. Désormais, tout est digital et peut, en plus, être automatisé.
Mais comment ?
Vous n'aurez plus jamais à vider la boîte aux lettres - la Digital Mailroom prend tout en charge ! Elle reçoit le courrier, le numérise, le stocke et le distribue dans le format souhaité aux bonnes personnes. Et ce, en totale conformité avec la législation RGPD.
En numérisant vos documents entrants et leurs processus, vous pouvez travailler de n'importe où.
Votre entreprise peut continuer de fonctionner sans que vous ou vos collègues n'ayez à vous rendre au bureau.
Vous n'aurez plus jamais à rechercher des documents, vous les trouverez en un coup d'œil.
Quels que soient vos processus de travail. Non seulement la Digital Mailroom numérise tous vos documents entrants, mais elle peut aussi automatiser l'ensemble du processus de traitement. De plus, elle peut également être liée à vos applications commerciales, telles que votre CRM, afin que vous n'ayez vraiment plus rien à faire. Si un nouveau document est ajouté, le système peut automatiquement en informer la bonne personne. Ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres, les possibilités sont vraiment illimitées.
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Ricoh a conscience que les informations commerciales sont le principal atout des organisations. Si des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains, cela peut avoir de graves conséquences pour une organisation. C'est pourquoi Ricoh dispose des certificats de conformité nécessaires (tels que ISO 27001*). Les documents entrants d'une entreprise sont traités dans une zone spéciale, réservée à votre entreprise et uniquement accessible aux personnes autorisées, afin que la confidentialité des informations de votre entreprise puisse être garantie.
*ISO 27001 est la norme internationalement connue du système de gestion de la sécurité de l'information (SMSI). Un certificat n'est reçu que si une entreprise peut garantir la confidentialité des données de l'entreprise.
Envoyez tous vos documents par voie postale désormais via un bureau de poste virtuel. Vous pouvez envoyer vos documents en quelques clics, également par lettre recommandée. Le bureau de poste virtuel prend tout en charge : l'impression, la mise sous enveloppe et l'expédition.
En savoir plus
Automatisez non seulement les processus documentaires du courrier entrant par voie postale, mais aussi de vos e-mails. Cela garantit un même processus pour tous vos documents et le rendront facile à retrouver.
Il vous arrive parfois de chercher des réponses dans vos archives papier ? Alors, nous vous recommandons de les numériser afin de ne plus perdre de temps à rechercher des informations. Vous pourrez ainsi apporter vos réponses depuis votre domicile.
Il ne s’agit ici que de quelques exemples de ce que la Digital Mailroom peut faire. Nous sommes conscients que les processus de travail sont différents d’une organisation à l’autre, et qu'il n'y a pas de norme. Alors n'hésitez pas à nous laisser vos coordonnées ci-dessous afin que nous puissions vous contacter et en parler ensemble. Nous serions heureux de répondre à toutes vos questions !
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Tollaan 63/65
1932 Woluwe-Saint-Lambert