U hoeft zich niet meer te verplaatsen naar kantoor om de post op te halen en te verdelen en u kan deze behandelen van waar u ook bent. Alles verloopt nu digitaal en kan daarbovenop geautomatiseerd worden. Maar hoe?
Meer weten Download brochureU hoeft nooit nog de brievenbus leeg te maken – de Digital Mailroom neemt alles van u over! Zij ontvangt de post, digitaliseert het, slaagt het op en verdeelt het in het gewenste formaat naar de juiste personen. En dit volledig conform de GDPR-wetgeving.
Door uw inkomende documenten en haar processen te digitaliseren kunt u van overal werken.
Uw business kan gewoon blijven draaien zonder dat u of uw collega's naar het kantoor hoeven te gaan.
U hoeft nooit nog te zoeken naar documenten, u vindt ze terug in één oogopslag.
Wat uw werkprocessen ook zijn. De Digital Mailroom digitaliseert niet enkel al uw inkomende documenten maar kan ook het volledige verwerkingsproces automatiseren. Het kan daarbovenop ook gekoppeld worden met uw bedrijfsapplicaties, zoals uw CRM, zodat u werkelijk niets meer hoeft te doen. Indien er een nieuw document is toegevoegd kan het systeem de juiste persoon automatisch op de hoogte brengen. Dit zijn slechts voorbeelden, de mogelijkheden zijn werkelijk onbeperkt.
Maak een afspraak Download brochure
Ricoh is er zich van bewust dat bedrijfsinformatie het voornaamste bezit is van organisaties. Als gevoelige informatie in verkeerde handen valt, kan dit zware gevolgen hebben voor een organisatie. Dit is dan ook de reden dat Ricoh over de nodige conformiteitsattesten (zoals ISO 27001*) beschikt. De inkomende documenten van een bedrijf worden in een speciale zone, die enkel bestemd is voor uw bedrijf en enkel toegankelijk is voor bevoegde personen, behandeld zodat de vertrouwelijkheid van uw bedrijfsinformatie gewaarborgd kan worden.
ISO 27001 is de internationale bekende norm van Information Security Management System (ISMS). Men ontvangt enkel een certificaat indien een bedrijf de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens kan waarborgen.
Verstuur nu al uw documenten per post via een virtueel postkantoor. In slechts enkele kliks kunt u uw documenten opsturen, ook via aangetekend schrijven. Het virteel postkantoor neemt alles van u over: afprinten, onder enveloppe steken en de verzending.
Automatiseer niet enkel de documentprocessen van uw inkomende documenten die per post komen maar ook die via e-mail komen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten dezelfde processen volgen en dat ze gemakkelijk terug te vinden zijn.
Moet u soms antwoorden zoeken in uw papieren archieven? Dan raden we u aan om deze ook te digitaliseren zodat u geen tijd meer hoeft te verliezen met het zoeken naar informatie.En zo kunnen ook van thuis uit vragen beantwoord worden.
Wat u nu leest zijn slechts voorbeelden van wat de Digital Mailroom kan doen. We zijn er ons van bewust dat de werkprocessen in iedere organisatie anders zijn en dat er geen standaard bestaat. Dus aarzel niet om hieronder uw gegevens achter te laten om gecontacteerd te worden zodat we er samen over kunnen praten. We beantwoorden graag op al uw vragen!
02/558.22.11
info@ricoh.be
Tollaan 63/65
1932 Sint-Lambrechts-Woluwe